「伝わる文章」と「伝わらない文章」はなにが違うのか

こと仕事において書いた文章が伝わらないというのは致命的だろう。自身は「で、結局なにが言いたいの?」とか言われたこともないので深く追求せずに書いてきたが、加齢とともに後進の育成、書き方を教えるという必要が生じてきた。他人に教えるとなると体系的な言語化が求められるのでやっかいだ。

まずは原因を特定する。伝わる文章と伝わらない文章は、なにが違うのか。これを突き止める必要があるわけだが、なかなか難しい。「正しい日本語」なら定義もあるが、伝わるか否かとイコールではない。これは事例から逆算できる。

形容詞や「てにをは」は、間違っていても伝わる。仕事でネイティブではない日本語とよく接するが、問題なく伝わっているのだ。もちろん伝わらないカタコト文章もあるが、間違った文法でなお伝わる文章がある以上、カタコトは伝わらない原因の本質ではないと言える。どうやら伝わるか否かに、文法の正しさや語彙の豊富さはそれほど影響しないようだ。

この事実を踏まえて伝わる文章と伝わらない文章を比較し、決定的な違いを3つ見出した。3つの「伝わらない原因」である。

①目的が曖昧。
②一文が長い。
③まわりくどい。

前提として、この考察は全てビジネス文書に限定した話である。ビジネス文書とはなにかと言えば、ついさっき私が勝手に決めた定義だ。私の勝手な定義によると他人に読んでもらう文章は大きく2種類あって、「ビジネス文書」と「物語」に分けることができる。というか分ける。

  • ビジネス文書:設計書や議事録など「読みたくないけど、読まなきゃいけない文章」。
  • 物語:小説やエッセイなど「読まなくていいけど、読みたい文章」。

上述の通りビジネス文書と物語では目的がちがう。目的が違うということは書き方もちがう。ここに罠がある。

日本の義務教育はなぜかビジネス文書の書き方を教えてくれず、代わりに「起承転結」という物語用の書き方を教えてくる。こんなもの小説家にでもならない限り一生使わない。そんな経緯で、起承転結を唯一無二の文章術と思い込んでいる人が多いのかもしれない。物語用の書き方でビジネス文書を書いたら、伝わるわけがない。

以上を踏まえて3つの原因とその改善案を検討し、新人教育の品質向上、ひいては自身の文章力向上の糧にする。

①目的が曖昧 → 「誰に何を伝えたいのか」を明確にする

伝わらない文章の多くは、なにを伝えたいのかを本人がわかっていないようだ。「で、結局なにが言いたいの?」になるのも当たり前で、なにも言っていなかったわけか。言葉にするとアホかという気もするが、意識してみるとここが曖昧になっている場合は多い。私自身、陥いっていることがあって驚いた。

ビジネス文書を書くときは、意識的に目的を明確にするといいようだ。

では、目的とはなにか? たいていは「誰が読むか」「何のために読むか」の2つで表せると思う。
→○○さんに××を知ってもらう(やってもらう)ための文章。

もしどうしても目的が見つからない場合、その文章はおそらくいらない。

②一文が長い → 一文を短くして主語と述語を明確にする

一文が長いと伝わらないようだ。というか読む気が失せる。文とは句点(。)で区切られた一続きの言葉のことである。

言葉の単位の説明。「文章」「段落」「文」「文節」「単語」がある。

伝えるのが目的なら、一文を短くした方が無難だろう。何冊か文章力の本を読んでみたが、これについては多くの本が指摘していた。

試しにめいっぱい一文を長くしてみる。

私は一文の中に複数のトピックを詰め込むと、主語と述語の関係がわかりづらくなり、主語と述語がわかりづらい文は、読み手に負担を与えてしまうため、一文を短くすることを推奨する。

ふむ、わかりづらい。というかうざい。同じ内容で一文を短くしてみる。

私は一文を短くすることを推奨する。一文に複数のトピックを詰め込むと、主語と述語の関係がわかりづらくなるからだ。主語と述語がわかりづらい文は、読み手に負担を与えてしまう。

少なくとも私にはわかりやすくなった。うざさも薄れた。理由は例文に書いた通りである。

③まわりくどい → 結論から書く

ビジネス文書は結論から書き、経緯や補足情報は後に書く。せっかくなので結論から書いてみた。

例)
1.結論
2.理由
3.具体例

内容が多岐にわたる場合は、複数の章に分けたうえで総論もあると素敵になる。

例)
1.総論(文章全体の結論/目的)
2.1.結論(2章の結論)
2.2.理由
2.3.具体例
3.1.結論(3章の結論)
3.2.理由
3.3.具体例
4.まとめ(総論で足りるなら無くてもいい)

なぜ結論から書くのか? それは読者が「読みたくないから」だ。残酷な事実だが僕たち私たちが頑張って書いた文章は、嫌々読まれている。読者は文章を読みたいのではなく、結論を知りたいだけだ。

これこそ起承転結がビジネス文書に向いていない理由である。あれはその名の通り結論が最後にあるので、最初から最後まで読まないと話が分からない。物語ならそれで妥当だが、ビジネス文書なら地獄。読みたくもない文章が終着点も示さず延々と続く、そんな拷問を読者にしかけてはいけない。

あとがき

他人に教えなければならない場面では、この3つを伝えることに落ち着いた。とはいえ私は文章のプロでもなんでもないので、最終的には『論理が伝わる 世界標準の「書く技術」』という本を勧めている。できれば体系的に学んでほしいので。パラグラフライティングという世界標準の書き方を、パラグラフライティングで書いた文章で教えてくれる良書。


論理が伝わる 世界標準の「書く技術」 (ブルーバックス)